DESCRIPTORES: DEDUCCIONES, EXPENSAS DEDUCIBLES

FUENTES FORMALES:

ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 771-2.
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 0624 DE 1989 ART. 107

INTERPRETACIÓN JURÍDICA:

(...) proceden como deducción de una Notaría, los gastos que genere el funcionamiento de un vehículo de propiedad del Notario, utilizado para realizar diligencias atinentes al cargo, tales como gasolina, lubricantes, mantenimiento, repuestos, etc.?

Sobre el tema es pertinente tener en cuenta.

Las deducciones, como factor de depuración de la renta están condicionadas al cumplimiento de ciertos requisitos de cuya observancia depende su procedencia.

En efecto, prevé la legislación impositiva vigente las condiciones para la aceptación de las deducciones, que se concretan en: los presupuestos esenciales, los requisitos de fondo y de forma.

"Artículo 107. Las expensas necesarias son deducibles. Son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.

La necesidad y proporcionalidad de las expensas debe determinarse con criterio comercial, teniendo en cuenta las normalmente acostumbradas en cada actividad y las limitaciones establecidas en los artículos siguientes."

Dentro de los denominados por la doctrina "presupuestos esenciales", es indispensable, que entre el gasto y la renta se configuren los presupuestos de relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad.

En lo que dice relación con los requisitos de fondo, como es lógico, debe verificarse la realización del gasto y su oportunidad e imputabilidad.

Respecto a los requisitos de forma, son las formalidades que se deben cumplir para la aceptación de las deducciones, es decir que estén debidamente soportadas y que los soportes cumplan con los requisitos legales, como lo ordena el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, reglamentado por el Decreto 3050 de 1997 y artículo 3o del decreto 522 de 2003. Requisitos que deben cumplir los documentos (factura o documento equivalente) para que sean aceptados los costos o deducciones, además de la constancia de inscripción en el RUT por parte del beneficiario en los términos establecidos por el Gobierno Nacional, en la reglamentación correspondiente. (Decretos 2788 Y 3426 de 2004 )

Precisa en esta oportunidad reiterar lo expresado por el Despacho en diversos pronunciamientos que constituyen la doctrina oficial al respecto:

En sentido genérico el término deducción significa, los gastos necesarios para producir renta. Son todos aquellos gastos autorizados legalmente, que se generan de manera forzosa en la actividad productora de renta y con el cumplimiento de determinados requisitos, los cuales se restan de la renta bruta para obtener la renta líquida.

La relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad, se definen así:

Causalidad: es el vínculo, correspondencia o relación que guardan los gastos realizados con la actividad productora de renta. Por lo tanto las erogaciones realizadas deben ser las normalmente acostumbradas dentro de una determinada actividad económica, ya que son el antecedente necesario (causa) para producir el ingreso (efecto) que se genera en el desarrollo de dicha actividad (Consejo de Estado, Sentencia 9018 de 1998).

Necesidad: Es indispensable que se trate de los normalmente acostumbrados en el desarrollo de la actividad productora de renta.

Proporcionalidad: exige que el gasto guarde una proporción razonable con el ingreso (real o potencial) debido a que la erogación debe tener un límite máximo cuantificable que esté medido por la relación que existe entre la magnitud del gasto y el posible beneficio que pudiere generar.

En relación con el presupuesto de necesidad este Despacho sostuvo en los conceptos 027154 del 1° de abril de 1997, 045992 del 12 de junio de 1998 y 094762 del 28 de septiembre de 2000 que para que un gasto sea necesario en la actividad productora de renta supone que sin él no podría obtenerse una renta bruta o al menos sufre un detrimento en su cuantía, por tanto cuando se puede prescindir del gasto sin que implique una ausencia o disminución de la renta, el gasto es innecesario y por tanto no deducible, sin embargo ello debe analizarse con criterio comercial, pues no es indispensable que la renta efectivamente se produzca, pero sí al menos que sea susceptible de ayudar a producirla, razón por la cual la norma tributaria permite remitirse a la costumbre comercial, para en caso de duda el contribuyente pueda aportar las pruebas pertinentes sobre cada caso en particular.

Lo mismo se puede predicar de la proporcionalidad, pues ciertos gastos pueden ser considerados necesarios pero hasta cierto límite de acuerdo con las sanas prácticas comerciales, el exceso se considera como un gasto superfluo y por lo tanto no deducible de la renta del contribuyente.

En lo concerniente a los requisitos esenciales, en el Concepto No. 011104 del 25 de febrero de 2004 se hicieron las siguientes precisiones:

"En primer lugar, es conveniente advertir que la misma Ley, al consagrar como requisitos esenciales para la deducibilidad del gasto la relación de causalidad, la necesidad y la proporcionalidad, dispone que estos dos últimos obedecen a un criterio comercial, teniendo en cuenta las expensas que normalmente se acostumbran en el desarrollo de la respectiva actividad económica. En estas condiciones, es la práctica comercial la que define los límites de la necesidad y la proporcionalidad de los gastos asociados a la actividad generadora de renta para que ellos sean deducibles fiscalmente; dicho de otra manera, no son deducibles los gastos que aún teniendo relación de causalidad con el ingreso resultan desproporcionados o innecesarios, de acuerdo con lo que normalmente aconseja la práctica comercial.

La Ley no limita el alcance de la necesidad a lo indispensable o imprescindible sino que autoriza que este requisito se califique con un criterio comercial..."

Esta interpretación es extensiva a cualquier actividad productora de renta.

En estas condiciones este Despacho no puede entrar a calificar mediante concepto como deducibles o no cada uno de los gastos incurridos por el contribuyente, en primer lugar porque escapa al ámbito de competencia delimitado en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y en el artículo 1° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 1999 para la interpretación y aplicación general de las normas que regulan los tributos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y en segundo lugar, porque la necesidad como la proporcionalidad deben ser calificados con criterio comercial, en el contexto de cada actividad.

Es pertinente insistir en la dependencia de la renta del gasto, es decir que aquella no se produce si éste no se realiza, lo mismo respecto de la necesidad del egreso, en el sentido que sin este no es posible obtener el ingreso, así como la proporcionalidad del gasto. Por ejemplo, los gastos de combustibles, lubricantes, mantenimiento y repuestos del vehículo de un transportador constituyen costo que se resta del ingreso siempre y cuando se cumplan los requisitos para su procedencia, pero los mismos no son deducibles para un asalariado por cuanto no son indispensables para la obtención del ingreso y desarrollo de la actividad, así incurra en ellos.

En conclusión, el reconocimiento de los gastos como deducibles en el impuesto sobre la renta está estrictamente sujeto a las previsiones legales, es decir, se reitera que para el reconocimiento fiscal de las deducciones se deben cumplir además de los requisitos de fondo y de forma, los presupuestos esenciales, esto es, la relación de causalidad, necesidad del gasto y proporcionalidad con el ingreso, consagrados legalmente en el artículo 107 del Estatuto Tributario. En otras palabras, para establecer la procedencia de un egreso como deducible el contribuyente deberá contraer su análisis a verificar el cumplimiento de los requisitos de fondo y de forma y los presupuestos esenciales mencionados.